Sturen met open ogen
Sturen met open ogen
van visie naar werkvloer
"Hoe het met de omzet staat? Dat weten we wel! Hoe ver we zijn met het vervullen van onze doelstellingen op het gebied van visie, kwaliteit, veiligheid en milieu? Ja, uhm.. nou.. We hebben verschillende goede initiatieven lopen.“
Om concurrentievoordeel te blijven behouden dient de organisatie op de hoogte te zijn van relevante externe - en interne ontwikkelingen van de organisatie. Een dashboard helpt hierbij, maar in de praktijk blijken deze vaak niet te werken. “Ja, een Balanced Score Card, die hebben wij ook, waar ligt die ook al weer…”. De dashboards die wel functioneel zijn vaak onvolledig, met bijvoorbeeld alleen financiële informatie. Organisaties erkennen deze onvolledigheid wel, maar zien geen mogelijkheden dit op te lossen, omdat andere doelen lastig te meten zijn. Tenslotte is vaak niet duidelijk waar gegevens vandaan komen en hoe betrouwbaar deze eigenlijk zijn.
Op basis van ervaringen bij verschillende bedrijven ziet FirmXperts een aantal belangrijke punten voor een effectief en efficiënt dashboard.
(In)Richting
De organisatie dient een dashboard te hebben dat op hun eigen organisatie slaat. Het begint bij het ontwikkelen van doelstellingen. Hierbij dient de vraag beantwoord te worden: “Wat wil je nu bereiken met deze organisatie”. De visie en een eventueel motto kunnen hierbij zeer bruikbaar zijn. Vervolgens wordt dit vertaald naar doelstellingen voor alle processtappen. Hierbij wordt ook bottom-up gekeken wat er al beschikbaar is in de organisatie. Het kan immers blijken dat metingen die worden uitgevoerd, helemaal niet aansluiten bij de doelstellingen.
Bij de inrichting wordt ook kritisch gekeken te worden naar de betekenis en betrouwbaarheid van de waarden, het klinkt eenvoudig, maar meer dan eens blijkt dat achtergrond data niet betrouwbaar is of niet aansluit bij de doelstelling. Meten is weten, maar alleen als je weet wat je meet!
Inbedding in actie
Het dashboard is geen schilderij, maar een ‘bril’ om gericht naar het presteren van de organisatie te kijken en actie te ondernemen. Om deze reden wordt het dashboard ook expliciet opgenomen in periodiek overleg. Het opnemen van deadlines, verantwoordelijken en gerichte maatregelen maken het dashboard nog meer actiegericht. Het dashboard geeft nu een actueel beeld van situatie. Het visueel maken van de prestaties is daarnaast een zeer belangrijke stap, informatiebladen/ borden met prestaties geven een beeld van ontwikkeling en zorgen voor een hoger prestatiebewustzijn.
Feedback
Een derde punt is feedback, dit is in feite onderdeel van inbedding in actie, maar de moeite waard om apart te vermelden. Op financieel gebied is terugkoppeling al heel normaal, kijk ondermeer maar eens naar prestatiebonussen. Op andere vlakken nog veel minder, maar wie zegt dat je geen positieve feedback kan geven bij het bereiken van een afvalbesparing of het bereiken van een bepaalde doorlooptijd of kwaliteitsniveau. Feedback dient ook plaats te vinden op het gebied van getroffen/ te treffen maatregelen. Als de doelen en prestaties helder zijn, zijn maatregelen veel makkelijker door te voeren.
Meer informatie: drs. Marc Jansen (senior-consultant)
ga terug